Rapport d'activités 2022-2023

Les services rendus par les bénévoles de l’accueil permettent de guider les chercheurs débutants ou expérimentés qui souhaitent de l’aide pour leurs recherches généalogiques.

Je tiens à remercier de leur travail et implication les bénévoles présents, Bruno Marquis, Madeleine Désilets, Léandre Vachon, Yvon Ménard, Jean-Louis Neault, Lucien Guérin, Louise Charest-Boulé, Louis Coupal, et Carmen Trottier.

Enfin, soulignons que le besoin de nouveaux bénévoles à l’accueil est toujours pressant. Si vous pouvez donner quelques heures par semaine pour accueillir les membres qui viennent faire de la recherche à notre local, contactez-nous. Nous sommes au poste du mardi au jeudi, de 10 h à 16 h.

Daniel Aumais, responsable des bénévoles à l’accueil

L’atelier de paléographie offert par la SGL a débuté le 12 septembre 2022.

Jusqu’à la fin avril 2023, nous avons tenu en tout et partout 24 séances les lundis matin à compter de 9 h 30. La durée de l’activité était d’environ 2 heures. Durant cette période d’activités, 23 actes notariés ont été transcrits par un groupe composé de 8 personnes, incluant le coordonnateur. De ces 23 documents, 17 ont été soumis par les participants et les 6 autres sont des demandes spéciales qui provenaient soit de membres de la SGL qui ne participaient pas à l’activité ou bien de gens de l’extérieur qui ont contacté la SGL par courriel ou bien par téléphone.

Si d’autres membres de la SGL désirent participer aux ateliers, il y aura encore quelques places disponibles en septembre prochain. Toutefois, pour faciliter la gestion de l’atelier, nous nous limiterons à 8 participants, excluant le coordonnateur.

Pour terminer, voici les noms des participants pour la période concernée : Madeleine Désilets, Anne-Marie Philipps, Serge Villeneuve, Gilles Michon, Lise Trudel (de septembre à février), Richard Lagrange (de septembre à novembre), Louis Coupal (à partir de novembre).

Bruno Marquis, coordonnateur

Dans la dernière année, six nouveaux volumes ont été achetés soit quatre par la Bibliothèque de la Ville de Longueuil et deux par la SGL. Nous avons reçu de nombreux dons de volumes, revues et bulletins par des membres (10) et des non membres (2). Deux membres de notre Société nous ont fait don de matériel.

Dans le cadre de la réorganisation de notre bibliothèque, trois bénévoles ont complété à 90 % l’analyse des documents en produisant une fiche par volume, ce qui représente environ 4 000 fiches. Chacune de ces fiches a été classée selon le contenu du volume : Généalogie, Histoire, Activités militaires, etc. Environ 300 volumes ont été élagués; certains ont été retournés à la Bibliothèque de Longueuil, d’autres sont conservés pour la vente de livres à l’automne 2023.

Tous les bulletins ou revues des sociétés de généalogie qui se trouvaient parmi les volumes dans la bibliothèque ont été regroupés dans un seul endroit. Les revues des sociétés d’histoire ont toutes été reclassées. Tous ces bulletins et revues se trouvent désormais rangés dans l’Annexe. Les numéros plus récents sont sur les présentoirs de la salle de recherche.

Hélène Leblanc, responsable de la bibliothèque

Voici le rapport sur les activités de formation données par la SGL du 1er septembre 2022 au 15 avril 2023.

À l’automne 2022, 22 participants.tes ont suivi les cours suivants : Initiation et méthodes de recherche (7), Initiation au logiciel Heredis (8), Sources d’information (4), Drouin avancé (2) et Initiation au logiciel Brother’s Keeper (9). À l’hiver 2023, 21 participants.tes ont suivi les cours suivants : Initiation et méthodes de recherche (5), Initiation au logiciel Heredis (5), Drouin avancé (3), Initiation au logiciel Brother’s Keeper (6) et Initiation à la paléographie (8). Les sessions d’Initiation et méthodes de recherche et Initiation au logiciel Heredis étaient sous la responsabilité d’André Daviau. La formation Sources d’information était donnée par Léandre Vachon. La formation Drouin avancé était donnée par Daniel Rose. La formation Initiation au logiciel Brother’s Keeper était donnée par Jean-Louis Neault. Les quatre sessions d’Initiation à la paléographie étaient offertes par Bruno Marquis. On a poursuivi la pratique de remettre des attestations à chaque participant.te pour la formation reçue.

De plus, selon les actions prévues au Plan d’action Formation, on a entrepris de procéder à l’évaluation de la formation reçue au moyen d’un formulaire d’évaluation remis aux participants.tes. Le Responsable de la formation analyse les résultats obtenus et assure le suivi auprès des formateurs afin d’améliorer leurs prestations. Mentionnons que 97 % des participants.tes se sont dit satisfaits ou très satisfaits de la formation reçue.

Roger Bérubé, responsable de la formation

Pour l’année 2022-2023, il y a eu 122 publications, 2 434 interactions avec la page (commentaires ou partage). 67 nouveaux internautes ont aimé la page durant la dernière année, portant à 567 le nombre de J’aime. 65 % sont des femmes, 35 % des hommes et proviennent du Canada (94 %), de la France (3,2 %) et des États-Unis (2,7 %). De plus, 686 personnes sont maintenant abonnées à la page, une augmentation de 125.

Carmen Trottier, responsable médias

Pour respecter la confidentialité concernant nos membres, nous avons commencé à consigner uniquement l’année de la date de naissance, dans un dossier séparé, non accessible, et le formulaire d’adhésion comporte maintenant le terme « facultatif » pour inscrire sa date de naissance.

Au 31 mars 2023, nous avions 215 membres Principal, 8 membres Familial et 3 membres émérite, honoraire ou représentant de la Ville de Longueuil. Nous avons accueilli 36 nouveaux membres entre le 31 mars 2022 et le 1er avril 2023 et nous avons été avisé du décès de 3 membres. À ce jour, nous avons 132 membres Principal qui ont renouvelé, 10 membres Familial et 3 bibliothèques qui ont renouvelé leur abonnement, dont une aux États-Unis; 5 membres ont renouvelé pour 2 ans, 1 membre a renouvelé pour 3 ans et 1 membre avait renouvelé pour 4 ans. Nos 2 plus jeunes membres actifs ont respectivement 20 et 30 ans! Bravo la relève!

Lise Fauteux, registraire

Pour la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, 12 personnes ont activement participé aux activités de BMS2000 que ce soit pour la préparation de clés, la saisie des données, la révision, le lien des images et la gestion du dossier.

Ce sont 13 991 fiches qui ont été transmises et ajoutées au fichier BMS2000. Des redevances de 3 706,30 $ ont été versées à la Société de généalogie de Longueuil pour les quatre derniers trimestres.

Pour 2023-2024, le travail de saisie et de révision des entrées dans BMS2000 se poursuit avec la saisie des paroisses Notre-Dame d’Ottawa et les paroisses de Sault-Ste-Marie.

Jacques Larivière, Responsable – saisie des données pour BMS2000

Pour l’année fiscale 2022-2023, il y a eu 2025 visites au local, totalisant 6 939 heures de présence pour l’accueil, les cours ou événements sociaux, la recherche, le bénévolat ou autres.

Les bénévoles ont travaillé durant 4 909 heures au local de la Société. À cela s’ajoutent environ 13 589 heures effectuées aux domiciles des bénévoles (administration ou saisie pour BMS2000. Ce sont donc 20 528 heures de bénévolat au total.

Léandre Vachon, administrateur

Technologie, Systèmes, Méthodes et Processus

Technologie : Nous avons sécurisé les données membres et administratives de la SGL par la réduction significative des accès aux données financières et registraires ainsi que la protection du réseau et des données personnelles des membres et administratives. Les ordinateurs de l’administration et les répertoires-réseau ont été protégés par des mots de passe. Des rôles ont été identifiés pour chaque groupe de tâches et les accès aux données ont été attribués en créant plusieurs comptes « Utilisateur » sur chaque poste de travail administratifs rôles. Les utilisateurs ont seulement les droits d’accès nécessaires à leurs tâches respectives. Un nouveau processus de sauvegarde régulière des systèmes a été mis en place. Une procédure a été rédigé pour la protection de la documentation de la SGL.

Systèmes : La mise à jour régulière du site Web actuel, le support auprès des usagers, des applications et machineries qui nécessitaient de l’attention et la prise en charge l’application AnaGED de M. Laurent Fontaine et sa gestion des licences.

Méthodes et processus : De nouvelles procédures de travail ont été créées pour plusieurs services, des modifications ont été effectuées, selon les nouveaux besoins, pour les formulaires (Adhésion / Renouvellement / Don / Modification et Campagne de don pour la Refonte des systèmes Web.

Projet de refonte des systèmes : L’étude des besoins technologiques pour le nouveau site Web ainsi que pour l’administration de la SGL par Carmen Trottier et Marie-Josée Dion, la préparation, par Marie-Josée Dion en collaboration avec la présidente, d’une proposition d’accès aux systèmes selon les rôles des bénévoles revue et corrigée par le conseil d’administration, la révision de la Politique d’abonnement en fonction de la Refonte des systèmes et de la version 2023 des règlements généraux de la SGL adoptée par le CA.

Pour le nouveau site Web, Marie-Josée Dion, avec les conseils de Carmen Trottier, a préparé et envoyé un cahier des charges (besoins technologiques) pour l’obtention d’offres auprès de cinq agences Web. C’est l’Agence créative Constella qui a été retenue pour réaliser le travail.

Pour le sous-projet Connexis, la base de données réservée exclusivement aux membres de la SGL, Normand Plante a procédé à l’installation du système TNG (The Next Generation) sur les serveurs Web de notre hébergeur et Bruno Marquis a effectué la mise à jour et l’expansion de l’inventaire du Paléo-Greffe, y incluant d’autres collections de transcriptions d’actes notariés qui ont été soit données ou réalisées lors des ateliers de paléographie de la SGL.

Marie-Josée Dion, responsable Technologie, Méthodes et Processus et Refonte des systèmes